PDF - der praktische Standard

Bild des Benutzers Johannes Keller

Sie wollen Dokumente verschicken und die sollen so aussehen wie bei Ihnen?

Ein Dokument als Bild verschickt, sieht zwar auch sicher so aus wie bei Ihnen, bietet aber wenig Komfort und erzeugt große Datenmengen. Word- oder OpenText-Dokumente erzeugen durch möglicherweise fehlende Schriftarten, inkompatible Formate oder Programmversionen oft Anzeigefehler.
Ein PDF-Dokument ist hier eine bessere Lösung. PDFs speichern die Schriftarten mit ab, zurren die Formatierungen fest und lassen zu, dass man das Dokument auf vielen verschiedenen Geräten problemlos und oft ohne Zusatz-Apps nutzen kann.

Der Weg zum PDF

Ein PDF lässt sich auf verschiedenen Wegen erstellen:
- Wenn Sie eine kostenpflichtige Pro-Version von Adobe Acrobat haben, können Sie mit dieser Software direkt aus den verschiedensten Dokumenten PDFs erstellen und inzwischen auch bearbeiten.
- Im Normalfall genügen aber die kostenlosen Funktionen vorhandener Programme oder Freeware. Alle zeitgenössischen Textverarbeitungen bieten an, PDFs über die "Speichern unter"-Funktion oder über eine eigene Export-Funktion zu erstellen.

Export von Dokumenten

- Mit Freeware-Programmen wie dem PDFCreator kann man über die Druckfunktion PDFs aus allen Programmen erstellen, die das Drucken zulassen.

Je nach Weg zum PDF hat man teils Optionen für den PDF-Export. Generell würde ich die Schriftarten im PDF hinterlegen. Das PDF wird dadurch nicht viel größer und selbst bei Standard-Schriften kann über eine Schriftartenersetzung die Formatierung verlaufen, wenn die Schriftart nicht mit abgespeichert ist.
Mehr Datenmenge kann man sparen, wenn man sich überlegt, für welchen Zweck das PDF gedacht ist. Für eine Ansicht auf dem Bildschirm genügt eine Auflösung von 72dpi. Nur für den Druck werden die altbekannten 300dpi benötigt.

Eine scheinbare Grenze erreicht man, wenn man möchte, dass der Empfängerkreis das PDF bearbeiten kann. Wenn eine volle Veränderbarkeit Ziel ist, dann stimmt dies auch. In diesem Fall muss man eben auf kompatible Textverarbeitungen oder GoogleDocs setzen. Wenn es aber um eine Rückmeldung oder ein ausfüllbares Formular geht, dann ist PDF immer noch das Richtige. Viele kostenlose Tools kommen hier an die Grenzen. Sehr gut hat dies wieder die leider teure Adobe Pro-Version umgesetzt. Weitere kostenpflichtige Programme wie der PdfEditor bieten eine Formularfunktion, die ich allerdings nicht näher getestet habe. Denn über OpenOffice kann man diesen Engpass umgehen. Mit OpenOffice können Sie umfangreiche Formulare erstellen und als PDF exportieren. Hier kann sogar das Ausgabe-Format gewählt werden.

PDF-Formular

Kompatibilität

Das PDF-Format ist der Experte für Dokumente, die eine maximale Kompatibilität benötigen. Vom Android-Phone zum iPad, vom PC zu Linux - PDF geht einfach immer. Jedenfalls fast immer. Bei der professionellen PDF-Erstellung kann man nämlich aussuchen, bis zu welcher Acrobat-Reader-Version das Dokument abwärtskompatibel sein soll. Je weniger alte Versionen man hier zulässt, desto kleiner wird die Datei, was bei größeren Werken für den Online-Gebrauch durchaus sinnvoll sein kann. Auch kann man bei einer Beschränkung auf neuere Version mehr Features nutzen.

Wenn ein PDF bei Ihnen also nicht geht, dann liegt es - so kein Fehler vorliegt - nicht am Erzeuger, sondern an Ihrer veralteten Acrobat-Reader-Version. Einfach den Acrobat-Reader auf die neueste Version bringen und dann sollte es klappen.