Gemeinsamen Gottesdienstplan erstellen

Mit dem Veranstaltungskalender evangelische-termine.de ist es möglich, gemeindeübergreifend Gottesdienstpläne zu erstellen, in denen man z.B. die beteiligten Mitarbeitenden übersichtlich darstellen kann. In fünf Schritten erläutern wir, wie es geht:

1. Veranstalter-Ids ermitteln

Ermitteln Sie zunächst alle Veranstalter-Ids der teilnehmenden Gemeinden oder Einrichtungen. Die Veranstalter-Id finden Sie jeweils rechts oben hinter dem Veranstalter-Namen. Unsere St. Martinus Mustergemeinde hat z.B. die Veranstalter-Id 3:

Screenshot Veranstalter-ID
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In unserem Beispiel verwenden wir die St. Martinus Mustergemeinde mit Id 3, eine Demo-Gemeinde mit Id 2577 und eine Testgemeinde mit Id 1071.

2. Den Hauptveranstalter festlegen und Daten für den Export freigeben

Wir legen als Hauptveranstalter die Martinus Mustergemeinde mit Id 3 fest. Bei den anderen Veranstaltern geben wir die Daten für diesen Hauptveranstalter für den Export frei. Das bedeutet, dass die Martinus Mustergemeinde die Veranstaltungen der Demo-Gemeinde und der Testgemeinde mit exportieren kann.

Unter dem Menüpunkt "Eigene Daten" tragen wir in den Accounts Demo-Gemeinde und Testgemeinde in dem Feld "Daten für Export freigeben" eine 3 ein:

Export freigeben
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3. Hauptveranstalter: eigene Formularfelder anlegen

Beim Hauptveranstalter legen wir nun unter dem Menüpunkt "Struktur" -> "Eigene Formularfelder" jeweils ein Feld für die Lektor:in, die Organist:in und die Mesner:in an und geben diese Felder für die anderen Veranstalter frei (2577,1071):

Formularfeld für Lektorin
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Wenn alle drei Gemeinden ihre Gottesdienste nur über den Standard-Veranstaltungstyp eintragen, können wir die Felder auf diesen Veranstaltungstyp beschränken. Wichtig: Wir wählen, dass die eingetragenen Daten exportiert werden.

Eigene Formularfelder
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In der Übersicht sehen wir jetzt auch die technischen Feldbezeichnungen für die Felder, die wir für den Export benötigen: field602, field603 und field604.

Bei jedem unserer Veranstalter erscheinen nun diese Felder in der Eingabemaske des Veranstaltungstyps Standard:

Formularfelder Eingabe
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Die Gemeinden tragen nun ihre Daten ein.

4. Excel-Exportvorlage erstellen

Wir erstellen nun eine Excel-Exportvorlage, die diese Felder in je einer Spalte enthalten. Dazu tragen wir in die entsprechende Spalte jeweils die technische Feldbezeichnung ein. Lesen Sie dazu die Hinweise im Online-Handbuch.

Hier finden Sie ein Beispiel, wie diese Datei aussehen könnte. Sie können Sie nach Belieben anpassen:

 

Jede Spalte kann einen Platzhalter für ein Datenfeld enthalten. Diese Platzhalter werden beim Export durch die Daten der Veranstaltungen ersetzt. Sie können beliebige weitere Spalten mit Platzhaltern ergänzen. Die Platzhalter finden Sie, wenn Sie sich einen Excel-Export "Alle Spalten" aus evangelische-termine.de holen.

5. Gottesdienstplan abrufen

Nachdem unsere Gemeinden ihre Daten (Veranstaltungsart Gottesdienste!) eingetragen haben, verwenden wir diese Vorlage, um unseren Gottedienstplan zu erstellen. Unter Export wählen wir in dem Filter alle drei Gemeinden aus, indem wir auf das kleine Quadrat rechts neben dem Filtermenü "Eigene Veranstaltungen" klicken. Es wechselt zu einer Mehrfachauswahl. Mit gedrückter Strg-Taste können wir alle drei Veranstalter auswählen. Dann noch Zeitraum und Kategorie "Gottesdienste" auswählen:

Gottesdienstplan Exporteinstellungen
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Bei der Formatauswahl wählen wir "Excel (xlsx)" und laden anschließend unsere vorbereitete Excelvorlage hoch.

Gottesdienstplan eigene Datei

 

Ein Klick auf "Exportieren" sollte dieses Ergebnis erstellen:

Gottesdienstplan Ergebnis
Anklicken... ihr wisst schon.

Selbstverständlich können Sie Ihre Excelvorlage nun auch als Exportvorlage in evangelische-termine.de hinterlegen oder den Gottesdienstplan auch automatisiert regelmäßig als E-Mail verschicken.
Wenn sich die Gemeinden gegenseitig ihre Daten zum Export freigeben, kann auch jede Gemeinde selbständig den Gottesdienstplan abrufen.

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Miklós Geyer

Miklós Geyer ist als Leiter der Vernetzten Kirche nicht nur Experte für alle aktuellen Produkte und Projekte. Als langjähriger Mitarbeiter der Vernetzten Kirche ist er Garant für Kontinuität und das Gedächtnis dieser Abteilung in ihren verschiedenen Arbeitsformen. Mit den Evangelischen Terminen hat er die evangelische Termindatenbank für Bayern entwickelt. Im Blog widmet er sich vornehmlich den Funktionen dieser Veranstaltungsplattform.